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5 aspectos básicos para la gestión de bases de datos de email-marketing.

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Email MarketingUno de los objetivos de cualquier empresa o profesional es el de disponer de una base de datos de contactos y/o potenciales clientes que puede servir para la adecuada promoción de sus productos y servicios. Una buena base de datos es una herramienta vital en cualquier estadio del ciclo de vida de un proyecto y de la existencia o no de ella, dependerá en gran medida que nuestro futuro sea más o menos solido.

A pesar de lo dicho, el valor de la base de datos, no solo viene dado por el volumen de la misma, sino que esta demostrará su eficiencia en el momento que podamos hacer segmentaciones y seleccionar a quién y que tipos de mensajes podemos enviar.

Así pues, una adecuada gestión de esa base de datos, en todo su ciclo de vida, es fundamental para asegurarnos un porcentaje del éxito de nuestro proyecto empresarial. Esta gestión no solamente ha de pasar por la adecuada selección de los contactos que van a formar parte de ella, sino que además se ha de tener en cuenta el tipo de mensajes que van a recibir y que valor añadido van a suponer para los que los reciban.

Además de todo lo visto anteriormente, y ese va a ser el núcleo de este post, la gestión legal de esas bases de datos, puede suponer la diferencia entre el éxito o el fracaso más absoluto de nuestro proyecto.

Veamos pues, cuales son las consideraciones fundamentales a la hora de gestionar una base de datos de contactos desde el punto de vista legal:

¿Cumple nuestra base de datos la legalidad?
La recogida y gestión de datos personales está sujeta a lo previsto en la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD 15/1999 de 13 de diciembre). Una norma que regula que tipo de información podemos recoger, como podemos recogerla, que garantías hemos de establecer y que información hemos de otorgar a los usuarios para que conozcan que hacemos con sus datos. Hay que recordar que el correo electrónico es un datos personal, como lo puede ser el nombre, dirección, teléfono, etc. y por tanto, está sujeto a los criterios de seguridad y protección previstos por la norma.

¿Tenemos el consentimiento para el uso de esa información?
Una de las premisas de la norma, y quizás la más importante, es la obligación de obtener el consentimiento del usuario para el tratamiento de sus datos. Hay que establecer un procedimiento que permita al usuario que quiera darse de alta en nuestra base de datos, a través de cualquier medio, la información prevista por la norma y sobretodo, que permita obtener su consentimiento de forma explícita. No sirve el “si no me dices nada, te doy de alta”. Tiene que ser un consentimiento expreso por su parte.

¿Puedo comprar bases de datos?
Esta es una cuestión que muchas empresas y profesionales se plantean a menudo. Dejando de lado la validez o no de los datos, por falta de actualización, de las bases de datos que podemos comprar, hay que tener en cuenta varios detalles: no se puede garantizar la legalidad de la recogida de los datos que forman parte de una base de datos que compramos; no podemos garantizar que los usuarios que forman parte de esa base de datos dieran su consentimiento a la venta de su información y además, los usuarios que en su momento se dieron de alta en una base de datos, lo harían para recibir una información concreta, que no tiene porqué corresponder con la que le vamos a enviar nosotros. Así pues, es una malísima idea la de comprar bases de datos.

Debemos revisar todos y cada uno de los registros de nuestra base de datos.
La tarea de revisar todos los registros puede ser un labor muy engorrosa, pero confirmar que tenemos el consentimiento de todos y cada uno de los contactos de nuestra base de datos, es fundamental para evitar riesgos. Sin ese consentimiento podemos incurrir en infracciones no solo derivadas del incumplimiento del artículo 6 de la LOPD, sino también del artículo 21 de la Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y el Comercio Electrónico (LSSICE 34/2002 de 11 de julio), al enviar comunicaciones comerciales sin consentimiento ni relación previa.

Deber de identificación del remitente en todas las comunicaciones comerciales y otras obligaciones.
Cualquier comunicación que hagamos para nuestros contactos, tiene que contar con una clara identificación de quién les hace el envío. Además de ello, tiene que contar con un medio claro para que el usuario que recibe la comunicación pueda desistir de recibir más información. Poder darse de baja no es opción, es un derecho que los usuarios tienen.

Como hemos visto, además de tener claro que mensaje vamos a enviar a nuestros contactos, hemos de garantizarles una serie de premisas que la actual normativa en materia de privacidad prevé.

Con uso de bases de datos sin el adecuado control y sin las garantías pertinentes, lo único que conseguimos es aumentar nuestra reputación como spammers y perder lo único que no podemos perder de nuestros contactos y clientes: su confianza.

José Manuel Sanz
Consultoría y formación LOPD
www.josemanuelsanz.es

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