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Cómo gestionar la información

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Siempre que veo un episodio de Juego de Tronos, veo cada vez más un claro paralelismo con las empresas y organizaciones actuales. Hasta esta última temporada, no he podido evitar sorprenderme al ver lo poco que los personajes basan sus decisiones en el conocimiento y la colaboración. ¿Por qué nadie ayudó a la Guardia de la Noche a defender el muro? ¿Por qué hasta esta última temporada los caminos de los Stark no se han cruzado, sin ni siquiera saber si sus familiares estaban vivos o muertos? Pero lo que realmente me ha llamado la atención, es que las cosas que se hacen de forma errónea en Poniente, pueden ser también extrapolables a nuestras empresas actuales. Analicemos algunas de ellas a continuación.

Estrategias aisladas

informaciónEn Poniente, cada hombre creaba su propia fortuna. Cada uno de los siete Reinos – cada casa, cada alianza, básicamente cada persona- toma decisiones de forma aislada. La colaboración no ha llegado hasta que se han visto obligados a luchar contra una fuerza mayor como los Caminantes Blancos, o alguien todavía más malvado, como Ramsey Bolton.

Actualmente, en muchas compañías, las distintas áreas, departamentos y en ocasiones cada empleado trabaja de forma aislada e independiente, siendo cada uno dueño de sus datos, activos y sistemas. Por ello, la información y los datos se quedan en silos de información difícilmente compartibles al resto de unidades de negocios, favoreciendo la perdida de la visión global de la compañía, un punto estratégico de gran utilidad.

Sin embargo, en aquellas compañías donde los distintos departamentos comparten información entre sí, generalmente, este proceso se realiza de forma manual, lo que da lugar a posibles errores humanos, además de a una gran pérdida de tiempo,  por no hablar de la cantidad de datos duplicados que se crean al ser generados de forma independiente.

Un sistema de información ineficiente, que genera una visión pobre e incompleta

Comparemos ahora los métodos para compartir información en Juego de Tronos y las corporaciones actuales. El sistema para el envío y recepción de mensajes dentro y fuera de Poniente es ineficiente y poco seguro, cuervos, mensajeros y una red invisible de “pajaritos”. Evidentemente, las empresas hoy en día cuentan con sistemas de información más sofisticados, pero en ocasiones igual de poco eficientes. La información sobre productos, clientes y proveedores se maneja a través de soluciones con un único dominio, lo que hace que el flujo de información sea lento y poco fiable. Para algunas compañías la gestión de sus activos de información no es siempre una prioridad, lo que puede afectar directamente a sus resultados de negocio.

La principal consecuencia es la imposibilidad de obtener una visión de conjunto, lo que dificulta la toma de decisiones y la puesta en marcha de estrategias. ¿Hace bien Cersei Lannister en estar preocupada por la traición de su hijo olvidando a los Caminantes Blancos? ¿Es que nadie va a temer a Daenerys Targaryen, sus dragones y su recién incorporado ejército de Dothrakis? Cuando nadie tiene una visión completa de los acontecimientos, ya estemos en Poniente o dentro de una compañía, los errores pueden ser inimaginables. Una comunicación de escasa calidad, tanto interna como externa, lleva a la pérdida de ventas y a una toma de decisiones errónea.

Propiedad de la información “autocrática”

En Juego de Tronos vemos cómo Poniente está gobernado (o al menos se intenta) desde Desembarco del Rey, lo que ha ocasionado una forma de administración unidireccional y débil de todas las regiones que se ha acabado dinamitando en las últimas temporadas. ¿Ocurre lo mismo en las organizaciones? ¿Quién debe dirigir la estrategia de gestión de datos de las compañías? Por lo general esta responsabilidad recae en el departamento de TI y lejos de los puestos de gestión y liderazgo. Limitar la administración de la información a una única unidad, en vez de instaurar una gobernanza de datos abierta a toda la compañía, resta eficacia a cualquier estrategia corporativa.

Los riesgos externos son infravalorados

Por último, la sexta temporada de Juego de Tronos nos ha demostrado que los peligros inminentes que vienen del exterior – como los Caminantes Blanco, la Madre de Dragones o la flota de la Isla de Hierro- son infravalorados debido a la distancia a la que se encuentran. Algo similar pasa en muchas organizaciones a la hora de desestimar lo que está haciendo su competencia, incluso en materia de avances tecnológicos. Nos encontramos en un entorno global, por lo que las compañías que han gozado de éxito dentro de su mercado deben poner especial atención a lo que está haciendo su competencia en otros países. Y, por supuesto, no se debe pensar solo dentro de los muros de nuestra empresa, sino también hacia fuera. ¿De qué sirve que nuestra gestión de la información interna sea óptima si no integramos los datos que podemos obtener de proveedores o clientes?

Ahora imaginemos…

…que Poniente establece un sistema de Gestión de Datos Maestros para analizar toda la información que fluye a lo largo de todas las regiones. En ese caso, todos los aspirantes a gobernar los Siete Reinos hubieran sabido lo beneficioso que es tener a Tyrion Lannister como aliado, como está haciendo Daenerys Targaryen. Y Sansa Stark sabría que su hermana Arya sigue viva, y con más fuerzas que nunca para volver a Invernalia. O que el verdadero y mayor enemigo, los Caminantes Blancos, reducirá los enfrentamientos entre casas a simples rencillas ante lo que se avecina. Aquel líder que contase con una solución para la Gestión de Datos Maestros tendría una visión global de los peligros que se aproximan y desarrollaría la estrategia óptima para hacerse, de una vez por todas, con el Trono de Hierro.

Artículo elaborado por Erasmus Holm, director de marketing de Stibo Systems.

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