Conceptos

La nueva comunicación digital en el mundo empresarial

Hoy día todas las organizaciones están en continuo cambio y constante movimiento en búsqueda de herramientas que les proporcionen una mayor eficiencia y dinamismo en su negocio y en las relaciones entre los agentes.

La gestión del tiempo y la comunicación ha visto incrementado su papel dentro de las empresas como forma de mejorar la interacción desde todos los ángulos. Actualmente los mercados cambian con mucha rapidez, siendo la gestión del cambio y la innovación una de las asignaturas pendientes, posicionando a las nuevas tecnologías y herramientas de comunicación como un filón con el que poder desarrollarse y crecer.

La productividad se ha convertido en el objetivo a seguir por la mayoría de ellas, ya que supone mejoras en eficiencia y eficacia en las organizaciones, por lo que todos los cambios introducidos en los negocios ayudan enormemente a conseguir una mayor producción en menos tiempo y con menos costes. La estrategia empresarial ha determinado que la investigación y la innovación en productos, herramientas y, sobre todo, procesos, es la clave fundamental para incrementar la productividad, y dentro de éstas, las nuevas tecnologías de información y comunicación representan el adalid de la revolución digital y las nuevas comunicaciones.

En este sentido, las herramientas de comunicación han evolucionado desde una comunicación P2P, es decir, entre dos usuarios, a una comunicación en masa y que abarque a un mayor número de usuarios a la vez, originando herramientas de comunicación grupal. Los webinar online o conferencias web son herramientas de comunicación novedosas adoptadas por las empresas como forma de incrementar las comunicaciones y mejorar en procesos. Estas herramientas permiten realizar comunicaciones de largo alcance a través de un software específico, similar a una conferencia en directo, reducen los tiempos de desplazamiento, se realizan comunicaciones instantáneas y además se pueden compartir documentos en línea.

Estos seminarios digitales permiten la interacción de diversos participantes tal y como sucede en las conferencias convencionales, a modo de sala virtual y público oyente, pudiendo además grabar la conferencia y guardarla si necesitamos contar con la información que se ha vertido en el medio. Las videoconferencias online cada vez son más usadas por empleados medios y altos en el mundo de los negocios como sustituto de viajes y pérdidas de tiempo en las empresas.

Así de esta manera, se puede cubrir cualquier evento presencial y en el que los participantes y oyentes pueden formular cuestiones de todo tipo, comentar, escuchar. A diferencia de la Webcast, en la que un participante habla y todos los demás escuchan, los webinars basan su diferencia en la posibilidad de relacionarse en directo con todos los participantes.

Los webinar gratis han supuesto todo un hito en la comunicación digital en red, ya que hasta ahora era uno de los escenarios que no habían sido evolucionados con la revolución digital, quedando así postergados a la obsolescencia. Las conferencias digitales han sido todo un renacimiento para las reuniones sociales, para las reuniones internacionales e incluso para las entrevistas de trabajo, siendo todo ventajas con respecto a sistemas tradicionales. Algunas de las ventajas de estos sistemas son:

  • Ahorro en tiempos. La base de las nuevas tecnologías es la conexión en cualquier parte del planeta, por lo que las conferencias web han surgido como alternativa clara a la inflexibilidad de días y horarios de una conferencia tradicional. Al igual que el eLearning ha supuesto una mejora en el acceso a la formación de aquellas personas más ocupadas, que no podrían asistir a centros educacionales, los webinars sostienen la misma filosofía. Poder estar presente en una conferencia sin actuar de manera física.
  • La idea de poder acceder a una multi-conferencia online en cualquier parte y en cualquier hora a través de un software, ha originado una reducción sustancial de los costes de creación, gestión y reunión de las conferencias tradicionales. Pensemos si no, en la diferencia entre abrir un PC y conectarse inmediatamente, que tratar de desplazarse a otra ciudad o país para poder presenciar un mismo evento.
  • Posibilidad de compartir documentación. Una relación digital no indica que no pueda compartirse documentación. En un mundo donde el papel está cada vez más relegado a un segundo plano, a través de los webinars es posible compartir y distribuir documentación con la que seguir la conferencia.
  • Creación de grupos de trabajo. Es posible que dentro de una conferencia haya distintos temas a tratar, por lo que se suelen distribuir en grupos y subgrupos divididos por campo. Este tipo de software también permite la segmentación de una conferencia, lo que supone una mejora, ya que se puede participar en dos conferencias a la vez, situación que físicamente no se daría.
  • Posibilidad de grabar un webinar, para su posterior reproducción. Al igual que las clases online adquieren mayor repercusión, por la posibilidad de ser grabada, editada y reproducida tantas veces como sea necesario, el mero hecho de poder visualizar una conferencia web es de las mejores prestaciones que presenta este software, ya que evitará que perdamos hilo de todo aquello tratado.
  • Mayor difusión. Las conferencias tradicionales están limitadas por un número concreto de asistentes y participantes, mientras que los softwares para conferencias web permiten un alcance mayor de participantes, puesto que el limite será aquel que nosotros deseemos. Imaginemos una conferencia donde la importancia sea relativa al número de participantes, los webinars se constituyen por tanto en una ventaja competitiva con respecto a otros sistemas.

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